Organisatie en werkwijze om tot een goede samenwerking te komen
Prioriteren en agenderen door het college en de gemeenteraad
Niet alles wat op regionaal niveau gebeurd is even belangrijk en raakt lokale belangen. Daarbij hoeft ook niet aan elke bovengemeentelijke taakuitvoering evenveel tijd en aandacht te worden besteed door de raad. Aan de andere kant zijn sommige onderwerpen van dermate groot belang dat de raad juist directe invloed wil kunnen uitoefenen. Om inzicht te verkrijgen kan gebruik gemaakt worden van een matrix om de samenwerkingsverbanden te prioriteren. Na het geven van prioriteit kan besloten worden welke invloed en welke informatie de raad wil. Zo ontstaat maatwerk per samenwerkingsverband. De matrix prioriteert de regionale samenwerkingsverbanden aan de hand van drie vormen van lokaal belang:
De raad stelt kaders en bepaalt tevens de onderhandelingsruimte waarmee bestuurders op regionaal niveau tot afstemming en overeenstemming moeten komen. Echter door actuele ontwikkelingen of veranderende inzichten kunnen de uitgangspunten van de samenwerking ter discussie worden gesteld. Politiek-bestuurlijk belang wordt ook wel gedefinieerd als ‘politiek gevoelig’, oftewel over de inhoudelijke onderwerpen is veel discussie in de Wijchense gemeenteraad. Het belang is ook groot als de raad directe betrokkenheid wil bij AB of DB vergaderingen. Beleidsmatige keuzes binnen een samenwerking hebben vaak te maken met toekomstverwachtingen. De raad kan trends of effecten van maatregelen anders inschatten dan het bestuur van het samenwerkingsverband. Er ontstaat een politiek ‘risico’ als het gezamenlijke doel de lokale belangen te veel onder druk zetten. Hierbij gaat het ook over het belang van de gemeente en de eigen achterban (de kiezers) enerzijds en het belang van de regio anderzijds. Wat ook meespeelt is de keuze van een raad om zich op een bepaald thema te willen profileren. Lastige politiek-bestuurlijk thema’s hebben vaak betrekking op verdelingsvraagstukken, zoals woonruimteverdeling, toedeling van winkelfuncties of toewijzen van bedrijventerreinen. Maar ook op het vlak van het sociale domein (zoals de wet WMO) zijn politieke keuzes zeer relevant. Ook als de samenwerking onevenredige nadelen oplevert ten faveure van omliggende gemeenten kan de raad daar een standpunt over innemen. Daarbij is ook de rol en positie van de gemeente in de regio en de relatie tussen de samenwerkingsverbanden onderling van belang. Het gaat vooral over politieke standpunten die moeten worden gemaakt en de mate waarin de keuzeruimte op gemeentelijk niveau wordt beperkt door de keuzes die op regionale niveau worden gemaakt.
Een financieel belang kan op verschillende manieren gedefinieerd worden, zoals (1) de hoogte van de bijdrage van de gemeente aan de gemeenschappelijke regeling of het samenwerkingsverband, (2) het percentage van deze bijdrage binnen de totale gemeentelijke begroting en/of (3) de verhouding tussen deze bijdrage en die van de andere deelnemers (oftewel het aandeel van Wijchen in het totaal). Het risico zal zich het meest bevinden in regelingen waarvan de kosten sterk kunnen fluctueren. Ook de mate waarin een negatief saldo kan worden verwacht (of een andere financiële verplichting) waarvoor de deelnemers aansprakelijk zijn is een risicofactor. Ook is efficiency een factor, oftewel welke prestatie wordt geleverd tegen welke prijs. Risico is daarbij ook hoe beïnvloedbaar dit is en hoe realistisch de begroting van een samenwerking is gezien de taken die uitgevoerd worden. Vooral de financiële consequenties en risico’s bij de gedecentraliseerde taken in het sociale domein zijn groot.
Het maatschappelijk belang is groot bij samenwerkingsverbanden waarbij de uitvoerende taken veel impact hebben op de inwoners, bedrijven of maatschappelijke instellingen van de gemeente. Denk bijvoorbeeld aan het dossier Jeugdzorg, waar gemaakte beslissingen grote gevolgen hadden voor de inwoners die betrokken waren bij de Jeugdzorg. Naast het sociale domein hebben vaak ook vraagstukken van ruimtelijke inpassing een zware maatschappelijke lading, denk aan plaatsing windturbines of vestiging asielzoekerscentra. Het maatschappelijk belang kan ook groot zijn als inwoners of bedrijven in de gemeente last hebben van het feit dat buurgemeenten ander beleid hebben of regels anders uitvoeren. Centrale vraag is welke verschillen de raad accepteert en welke inspanningen door de GR moeten worden gedaan om de verschillen weg te nemen.
Schaalverdeling
De drie risico’s worden in de matrix verdeeld middels het hanteren van een stoplicht op een schaal van drie. De optelsom van de cijfers maakt de prioriteit inzichtelijk.
- GROEN, minimaal belang of risico is 0
- ORANJE, gemiddeld belang of risico is 1
- ROOD, hoog belang of risico is 2
Werkwijze ambtelijke organisatie en organisatorische voorwaarden
Centrale vraag is welke speerpunten en onderwerpen we de komende periode op de agenda willen zetten en welke rol wij willen spelen op het regionale toneel? Doel is dat het versterken van de focus op regionale samenwerking voor de raad betekent dat er duidelijkheid komt over hun rol en sturingsinstrumenten, dat het college ondersteund wordt bij de bestuurlijke positie in de regio, dat het managementteam meer inzicht krijgt voor het stellen van prioriteiten en inzet van capaciteit en capaciteiten en dat de betrokken beleidsadviseurs geholpen worden in het maken van verbinding tussen onderwerpen en ondersteuning in het regionaal krachtenveld.
De laatste jaren is meer aandacht en capaciteit uitgegaan naar onze gemeentelijke taken die regionaal zijn ondergebracht bij gemeenschappelijke regelingen. Dit is merkbaar in de hele organisatie, zowel ambtelijk als bestuurlijk. Interessant is de vraag of de extra inzet van de regiegroep iets heeft opgeleverd en waar de verbeterpunten liggen? Contactambtenaren en bestuurlijk verant¬woordelijken hebben hun ervaringen gedeeld. Uit deze evaluatie blijkt dat alle betrokkenen de extra impuls aan regionale samenwerking waarderen, ook al was dat in deze eerste stap voornamelijk organisatorisch van aard, en als vooruitgang zien. Natuurlijk is er ruimte voor nog verdere verfijning.
De wijzigingen die we voorstaan is het opnemen van de verschillende GR-en in één raadsvoorstel. Alhoewel we dit jaar daarvoor bewust niet hebben gekozen (voldoende en verdiende aandacht pér GR) is het hierdoor juist mogelijk om op strategisch inhoudelijk niveau verbinding aan te brengen tussen de diverse GR-en. Hierdoor kan zichtbaar worden gemaakt ten aanzien van welke onderwerpen de raad positie kan innemen. Daarnaast zullen we meer gebruik moeten maken van de mogelijkheid om zienswijzen in te brengen tegen de financiële en beleidskaders. Deze bevoegdheid is overigens niet gemandateerd en gaat vooraf aan de zienswijze tegen de ontwerp-begroting en voorlopige jaarrekening. Ook deze cyclus kan gebundeld in één raadsvoorstel voorgelegd worden.
Governance op samenwerking
Wat is governance?
Governance regime
Met een governance regime vul je de voorwaarden in om de gewenste governance mogelijk te maken. Het governance regime bestaat uit:
- Vorm van samenwerking.
- Rol-, taak- en bevoegdheidsverdeling.
- Afspraken, procedures en instrumenten.
Proces van governance
Grip op samenwerking vraagt grip organiseren:
- Richten: afwegen welk governance regime wenselijk is gegeven de situatie en de gekozen vorm van samenwerking.
- Inrichten: oprichten van de samenwerking en inrichten van het governance regime.
- Verrichten: feitelijk invulling geven aan governance in de praktijk.
- Evalueren: evalueren van het governance regime, het proces en de resultaten. Waar nodig bijsturen door opnieuw richten van de governance.
Afwegingskader
Het afwegingskader is een hulpmiddel voor het kiezen van een passend governance regime voor samenwerkingsverbanden. Het afwegingskader bestaat uit drie onderdelen:
- Een overzicht van relevante kenmerken om de feitelijke situatie te beschrijven
- Het keuzerepertoire governance.
- Het matchen van het governance regime bij de situatie.
